આ ચકાસણી દરમિયાન નાયબ કલેક્ટરે ફોર્મ 'એ' અને સામાન્ય દફતર તપાસણી ફોર્મ ભર્યા હતા. જેમાં મુખ્યત્વે ગામ નમુના નંબર 1 (ખેતીવાડી પત્રક), 8(ક) (શિક્ષણ ઉપકર), 9 (રોજમેળ), 10 (ચલણ), 14 (જન્મ-મરણ રજિસ્ટર), 14(ડ) (ઢોરોનું રજિસ્ટર), 17 (આવક-જાવક રજિસ્ટર) અને 18 (સરક્યુલર ફાઈલ) જેવા અગત્યના રજિસ્ટરોની ઊંડાણપૂર્વક સમીક્ષા કરવામાં આવી હતી.
આ ઉપરાંત, તેમણે ક્રોપ સર્વેની પ્રગતિની પણ સમીક્ષા કરી હતી અને ગ્રામજનોના પ્રશ્નો સાંભળ્યા હતા. આ પ્રશ્નોના ત્વરિત નિરાકરણ માટે સંબંધિત અધિકારીઓને જરૂરી સૂચનાઓ પણ આપી હતી.
તપાસણી દરમિયાન એચ.ટી. મકવાણાએ ખાસ કરીને તલાટી દ્વારા ગામની જમીન, વસ્તી, ઢોર અને પાણીના સ્ત્રોતો અંગેની માહિતી નિયમિતપણે રાખવામાં આવે છે કે કેમ, ગામમાં અવારનવાર થતા રોગચાળા અંગેની માહિતી અને કાર્યવાહી, તલાટી-મંત્રી નિયમિતપણે ગામે હાજર રહે છે કે કેમ અને તેમની દૈનિક ડાયરી નિયમિત લખાય છે કે કેમ, પંચાયતની તમામ મિલકતોની દેખરેખ યોગ્ય રીતે રાખવામાં આવે છે કે કેમ. સહીતના મુદ્દાઓની ચકાસણી કરી હતી વધુમાં નાયબ કલેક્ટરે ચોમાસાની ઋતુને ધ્યાનમાં રાખીને તલાટી-મંત્રીઓને હેડક્વાર્ટરમાં ફરજિયાત હાજર રહી લોકોના સંપર્કમાં રહેવા અને કોઈપણ ઘટના અથવા સમાચારની ત્વરિત જાણ સંબંધિત અધિકારીઓને કરવા માટે પણ ભારપૂર્વક સૂચના આપી હતી.
